Uma consulta jurídica pode reunir documentos de identidade, informações financeiras, conversas privadas e dados sobre relações familiares ou profissionais. Esse material permite compreender o caso, mas também exige cuidado com coleta, circulação e armazenamento. A proteção de dados começa antes da elaboração de qualquer documento jurídico, quando o escritório define quais informações realmente precisa receber e por quais canais elas serão encaminhadas.
Na advocacia, área de atuação de Bruna Ribeiro Santana, a organização do atendimento está diretamente relacionada à privacidade. A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018) estabelece regras sobre o tratamento de informações de pessoas naturais e se aplica também aos escritórios de advocacia. Além dela, o advogado está sujeito ao dever de sigilo profissional previsto no Código de Ética e Disciplina da OAB (arts. 35 a 38). Na prática, compreender esse contexto ajuda a formular perguntas melhores: quem acessa os arquivos, por qual motivo e durante quanto tempo eles precisam permanecer disponíveis?
Imagem ilustrativa gerada por inteligência artificial. Pessoas fictícias.
Pedir documentos com uma finalidade clara
O primeiro cuidado é evitar solicitações genéricas. Pedir que o cliente envie tudo o que possui pode gerar excesso de arquivos e exposição desnecessária de terceiros. Uma lista organizada por finalidade facilita a triagem. Se a equipe precisa confirmar uma data ou uma contratação, deve avaliar quais documentos cumprem essa função e orientar o envio de maneira compatível com o atendimento.
Essa cautela reflete os princípios da finalidade e da necessidade, previstos no art. 6º, I e III, da LGPD, que limitam o tratamento ao mínimo necessário para o propósito informado ao titular.
Também convém explicar como os materiais serão recebidos. O cliente pode utilizar um endereço eletrônico antigo, encaminhar informações para o telefone pessoal de um colaborador ou compartilhar uma pasta sem restrição de acesso. Definir um canal e confirmar o recebimento reduz dúvidas. Quando houver alteração no procedimento, a comunicação deve ser clara para evitar que versões diferentes circulem simultaneamente sem controle.
No armazenamento, o nome dos arquivos e a estrutura das pastas fazem diferença. Um documento salvo com nome genérico pode ser confundido com materiais de outros atendimentos. A organização deve permitir encontrar a versão correta sem expor detalhes sensíveis em lugares de acesso amplo. A equipe precisa conhecer o padrão adotado e compreender a responsabilidade envolvida no uso das informações.
Acesso precisa acompanhar a necessidade
Nem todas as pessoas do escritório precisam visualizar todos os casos. Definir permissões por função ajuda a limitar a circulação de materiais confidenciais. Quando um colaborador deixa a equipe ou muda de atividade, seus acessos devem ser revistos. A mesma atenção vale para prestadores que apoiam a operação, como fornecedores de tecnologia ou profissionais responsáveis pela manutenção de equipamentos.
A LGPD exige que os agentes de tratamento adotem medidas de segurança, técnicas e administrativas, aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados (art. 46).
Considere um atendimento em que documentos são enviados por mensagem e depois copiados para várias pastas pessoais. Se o escritório não sabe onde estão as cópias, terá dificuldade para atualizar informações ou responder a um problema. Centralizar a versão de trabalho e estabelecer critérios de guarda facilita o controle. Essa organização precisa ser compatível com as obrigações legais e profissionais aplicáveis.
O descarte também merece planejamento. Excluir arquivos sem avaliar seu contexto pode prejudicar a documentação do serviço; guardar indefinidamente qualquer material aumenta a exposição.
A LGPD prevê a eliminação dos dados após o término do tratamento, mas autoriza sua conservação para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória, entre outras hipóteses (art. 16).
O prazo de conservação deve considerar a finalidade, as obrigações existentes e as necessidades legítimas de documentação. Por isso, o procedimento exige análise específica, em vez de uma regra improvisada que trate todos os documentos da mesma maneira.
Segurança e comunicação caminham juntas
Senhas individuais, autenticação adicional e equipamentos atualizados são medidas que ajudam a proteger a rotina. Entretanto, a equipe também precisa reconhecer situações suspeitas. Um pedido urgente de envio de documentos, recebido por um endereço desconhecido, deve ser confirmado antes do compartilhamento. Muitos problemas começam com decisões tomadas sob pressão, quando o destinatário não verifica quem está solicitando a informação.
Em caso de incidente, o escritório precisa identificar o ocorrido, preservar registros e avaliar as providências cabíveis. Improvisar respostas ou apagar mensagens pode dificultar a compreensão do problema. Ter responsáveis definidos e um roteiro interno de comunicação permite agir com mais ordem. A avaliação das obrigações relacionadas ao incidente depende das circunstâncias e da regulamentação vigente.
Pela Resolução CD/ANPD nº 15/2024, que regulamenta o art. 48 da LGPD, incidentes que possam gerar risco ou dano relevante aos titulares — o que inclui expressamente os dados protegidos por sigilo profissional — devem ser comunicados à Autoridade Nacional de Proteção de Dados e aos titulares em até três dias úteis. Todos os incidentes, inclusive os não comunicados, devem ser registrados e mantidos por, no mínimo, cinco anos.
A privacidade depende de decisões cotidianas bem definidas na advocacia. A confiança do cliente se relaciona com a forma como suas informações são tratadas desde o primeiro contato. Um escritório organizado consegue explicar o procedimento, restringir acessos e revisar práticas que se tornaram inadequadas. Cumprir a LGPD e preservar o sigilo profissional não são tarefas separadas: ambas ganham consistência quando aparecem em cada etapa do atendimento.
